【使える!】キャンセルメールの書き方・例文総まとめ

メール

たくさんの企業や説明会に興味を抱き、前に申し込んでいた面接や説明会をキャンセルしたくなったことはありませんか?

しかし、キャンセル自体で選考や内定に響くことは少ないですが、連絡の方法によっては企業から悪い印象を与えかねません。

そこで今回は、面接や説明会などをキャンセルするときのメールの書き方や例文を紹介します。

「キャンセルメールの書き方が分からない!」と困っている人は、読んで万が一に備えましょう。

キャンセルはメールで大丈夫か?

そもそも、面接や説明会を辞退する連絡はメールでいいのでしょうか?

結論から言うと、キャンセルの際の連絡手段は、メールでも電話でもどちらでも問題ありません。

メールで連絡をすることで、採用担当者に電話対応の手間を取らせなくて済んだり、キャンセルを確実に形で残せたりするメリットもあります。

「直接話すのは少し気まずい」という場合も、メールなら伝えやすいでしょう。

しかし、前日までに連絡を済ませることが大切です。
当日のキャンセルは、時間によって担当者がメールを読まない可能性があるため電話が良いでしょう。

電話連絡をした後に、さらに謝罪のメールを送っておくとより丁寧な印象になるでしょう。

キャンセルメールを送るときのポイント

では、実際にメールを送るとき、どのようなことに注意すればよいのでしょうか?

そこでキャンセルメールを送るときのポイントを3つお伝えします。

これらのポイントを参考にして考えてみてください。

①できるだけ早く連絡を済ませる

面接や説明会をキャンセルすることを決めたら、できるだけ早く採用担当者に連絡を入れましょう。

採用担当者は、スケジュールを調整したり、エントリーシートなどの資料を読み込んだりと事前に準備をしています。

直前や当日の連絡になってしまうと、採用担当者の準備にかけた時間が無駄になってしまうことになり、とても失礼です。

先ほどお伝えした通り、メールでの連絡が許されるのは前日までです。

前日までで、キャンセルが決まったらできるだけ早く連絡しましょう。

②キャンセルする理由は入れなくてよい

辞退理由を伝えるべきかどうか、というのは悩むところですよね。

結論から言うと、企業の担当者から聞かれない限り、こちらから説明する必要はありません。

「一身上の都合により辞退させていただきます」という程度で問題ありません。

しかし、体調不良などで希望する会社の面接にやむなく行けなくなってしまった場合は、その旨をきちんんと説明し、別日を設定してもらえないか交渉しましょう。

③メールを送る時間帯に気を付ける

メールを送る時間帯は、キャンセルする相手企業の営業時間内が良いでしょう。

ただ、どうしても夜や休日にしかメールを送れないのであれば「夜分遅くに失礼します」や「お休み中に申し訳ありません」とお詫びの挨拶を添えましょう。

基本的なメールの書き方

ではキャンセルメールを書くときに覚えておきたい、基本的な要素を紹介します。

キャンセルメールに限らず、他のメールにも応用できるので、よく覚えておきましょう。

①件名

面接辞退のご連絡/○○○○(氏名)

件名はメールの内容がひと目で分かるようにしましょう。

さらに、自分の名前や面接の日付なども入れるとなおわかりやすいでしょう。

②宛名

株式会社△△
人事部 採用担当

○○様

本文の初めは、送付相手の会社名⇒部署名⇒名前を順に書きます。

会社名や部署名は正式名称で記載するように注意しましょ。また、名前の漢字は複雑なものもあるので注意しましょう。

④結びの挨拶

最後になりましたが、貴社益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

この他にも「末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております」などが使えます。

関係性が続くわけではないので「今後ともよろしくお願いします」といった表現は良くないでしょう。

⑤署名

〇〇大学〇〇学部
〇〇 〇〇

電話番号:000-0000-0000
メールアドレス:00000@aaaa.ac.jp
住所:郵便番号000-0000 東京都◯◯区1-1-1

このような署名は、就活中何回も使うので、メールで設定しておきましょう。

そして、最後の見直しも忘れないようにしましょう。

使えるキャンセルメール例文集

それでは、実際に使えるキャンセルメールの例文を紹介します。

今回hが、説明会辞退と面接辞退の2パターンを用意しました。

①面接を辞退する場合

株式会社○○
人事部 採用担当

○○様

先日、○次面接のご連絡をいただいた○○○○です。
その節は誠にありがとうございました。

○月○日に面接のお約束をしていましたが、一身上の都合により、選考を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。

貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、誠に申し訳ございません。

身勝手なお願いで恐縮ですが、何卒お許しをいただきたく、お願い申し上げます。

本来であれば直接お詫びすべきところですが、メールでのご連絡になりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

最後になりましたが、貴社益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

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署名

②企業・会社説明会を辞退する場合

株式会社〇〇
〇〇部〇〇課

〇〇様

〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。
〇月〇日〇時より貴社で開催予定の説明会への参加を予定していますが、
諸事情により予約の取り消しをさせて頂きたく、ご連絡を差し上げました。

お忙しい中、お手数をおかけし大変申し訳ございませんが、
ご了承のほど何卒よろしくお願い致します。

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署名

 

まとめ

今回は、面接や説明会などをキャンセルするときのメールの書き方や例文を紹介しました。

きちんとキャンセルメールの書き方をおさえ、万が一選考をキャンセルするようなことがあっても、焦らないようにしましょう。

 

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