【例文つき】就活中に電話で辞退連絡をする方法とは?

電話

就職において、面接日当日に体調を崩し行けなくなってしまうことがあるかもしれません。

当日だから電話で連絡すればいいことはわかっていても、「どう電話したらいいかわからない」「上手くしゃべれるかわからない」と不安におもうこともあるでしょう。

そこで今回は、電話で面接や内定などを辞退するときのマナーや会話例をご紹介します。

そもそもキャンセルは電話ですべきか?

では、そもそも選考や内定を辞退する際電話でキャンセルするべきなのでしょうか?

結論から言うと、電話でもメールでもどちらでもかまいません。

しかし、面接日当日に行けなくなってしまうなど時間に余裕がない場合は電話の方がいいでしょう。

メールでの辞退はあくまで時間的な余裕がある場合にするのが基本です。

なぜなら、担当者は忙しく頻繁にメールをチェックするとは限らないからです。

また、最終面接を辞退する場合や内定を辞退する場合も電話の方がいいでしょう。

なぜなら、役員などが関わる可能性があり、多くの人に迷惑がかかるからです。

また、電話連絡することはメリットもあります。電話連絡はもっとも時間を短縮でき、要件も1回のみで済みます。また、相手方に対してきちんとこちらの誠意が伝わります

電話連絡できちんと担当者にお詫びの気持ちを伝えましょう。

基本的な電話マナー

では、実際に電話するときはどんなことに注意したらよいのでしょうか。

電話をかける時は、以下の4つのことに気を付け、相手に失礼のないようにしましょう。

①時間帯に気を付け、なるべく早く連絡する

基本的なことですが、辞退を決断したらなるべく早いタイミングで連絡をいれるようにしましょう。
面接の場合は、枠数には制限があり、早期の辞退は他の人へのチャンスに繋がるかもしれません。人事の方が対応しやすいように早めに連絡を済ませましょう。
ですが、早めといっても電話をかける時間帯は決まっています。
大前提として、営業時間内にかけるべきです。それ以外の時間帯は繋がりづらかったり、不在の場合が多く迷惑になります。
営業時間は会社にもよりますが、おおむね9時〜20時あたりです。始業後すぐや、終業直前は会議などががあり、またお昼の時間帯はランチ等で外出していることも多いため、こうした時間帯は避けましょう。
また、仮に不在であっても、伝言を残すよう、対応してくれた方にお願いしましょう。

②周りの環境に気を付ける

辞退連絡の電話をかける際、電話をする場所もきちんと選んでおきましょう。

車の音や人の話し声など、外部音が聞こえる場所は避けましょう。片手間から電話しているような印象を与えかねません。

まず、からかけるのは基本的にNGです。静かだと思っていても急に車が来たり、何かしら大きな音が発生する可能性があります。

自宅か会社のロビーなど静かな場所からかけるように心がけてましょう。

③相手が切るまで切らない

電話を切るタイミングでは「失礼します」と言って話を終わらせますが、この時担当者が電話を切るまでは、電話を切らないようにしてください。

しかし、なかなか相手が切らない場合は、静かに電話をきるようにしましょう。

④辞退理由は聞かれてからでよい

面接辞退にしても内定辞退にしても理由は、相手に聞かれない限りこちらから言う必要はありません。

新卒の採用担当者にとって、就活時期の辞退連絡の電話はよくあることなので、理由を聞かれないことも多いです。

しかし、辞退の理由を聞かれた場合は、嘘をつかずに誠意を持って理由を答えましょう。

内定辞退の場合は「他社からも内定をもらい、熟考の末こうした結論に至りました」というように正直に答えるべきです。

そのため、辞退の理由は「聞かれたら答える」くらいの認識で理由を用意しておきましょう。

使える電話での会話例

では、実際電話するときはどのような会話をすればよいのでしょうか?

電話をする際に押さえておくべき流れをは以下の3つです。

①大学名、名前、簡単な要件を述べ、担当者に繋いでもらう。
②面接辞退の旨と期待に添えなかったお詫び、これまでの感謝などを述べる。
③印象を最後まで崩さないよう、丁重に電話を切る。
では、この3点を踏まえた上で具体的な会話例を紹介します。

①面接辞退の場合

・お忙しいところ申し訳ありません。○○大学の○○と申しますが、新卒採用の面接の件でお電話いたしました。恐れ入りますが、人事部の○○様はご在席でしょうか。

(電話受付者)
・少々お待ち下さい。

(担当者)
・○○です。

・私、○月○日○時に面接のご通知をいただいております○○大学○○学部の○○と申します。今回はご案内有難うございます。ただ今、お時間よろしいでしょうか?

(担当者)
・大丈夫です

・本日は、諸般の事情により今後の選考をご辞退させて頂きたくご連絡いたしました。貴重なお時間を割いて頂いたのに、このような結果になり申し訳ありません。

(担当者)
・残念ですが、かしこまりました。

・それでは、失礼いたします。

②内定辞退の場合

・お忙しいところ申し訳ありません。○○大学の○○と申しますが、新卒採用の面接の件でお電話いたしました。恐れ入りますが、人事部の○○様はご在席でしょうか。

(電話受付者)
・少々お待ち下さい。

(担当者)
・○○です。

・私、○○大学○○学部の○○と申します。
このたびは内定通知をいただきありがとうございます。
実は、たいへん身勝手で申し訳ないのですが、
内定辞退させていただきたいと思いお電話いたしました。

(担当者)
・残念ですが、かしこまりました。

・本当に申し訳ありませんでした。それでは失礼いたします。

まとめ

今回は、電話で面接や内定などを辞退するときのマナーや会話例をご紹介しました。

電話で内定や面接を断るのは少し勇気のいることだと思います。

ですが、電話での基本的なマナーや会話文をおさえ、最後まで悪い印象を与えないようにしましょう。

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