就活中は、様々な場面で企業の人事担当者から電話がかかってくることがあります。
「会社からだ！」と思うと緊張してしまうでしょうし、緊張から思わず変なことを言ってしまうかもしれません。
そこで、今回は会社から電話がきたときの電話の受け方や折り返しの仕方についてご紹介します。
万が一に備えて、会社から電話がかかってきたときの対処法をきちんとおさえておきましょう。
就活中の電話の基本的なマナー
では、実際に電話するときはどのようなことに注意すればいいのでしょうか？
今回は電話するときに気を付けたい基本的なマナーを４つお伝えします。
①時間帯には気を付ける
②メモを用意しておく
突然の電話は難しいですが、自分から電話をかける場合は、メモ・筆記用具を手元に用意しておきましょう。
また、企業からの連絡は、面接や説明会の連絡であることが多いです。
大事な予定を忘れないよう、スケジュール張も用意するとなおいいでしょう。
③電話をかける場所に注意する
電話をかける際、電話をする場所もきちんと選んでおきましょう。
車の音や人の話し声など、外部音が聞こえる場所は避けましょう。外からかけるのは基本的にNGです。
自宅か会社のロビーなど静かな場所からかけるように心がけてましょう。
騒音の中で電話を受けると、人によっては「電話をする際のマナー分かっていない」と印象が悪くなってしまいます。
また、電波のいい場所を選べるとなおよいでしょう。せっかく静かな場所でも電話が途切れ途切れになってしまったら、お互い不快な気持ちになります。
もし、外にいるときに電話がかかってきたら「ただいま外出中なので、１０分後にかけ直してもよろしいでしょうか？」と準備する時間をもらいましょう。
④相手が切るまで切らない
電話を切るタイミングでは「失礼します」と言って話を終わらせます。
この時担当者が電話を切るまでは、電話を切らないようにしましょう。
しかし、なかなか相手が切らない場合は、静かに電話をきるようにしましょう。
使える電話対応の会話例文
では、実際に電話をするときはどのように対応したらよいのでしょうか？
今回は、会社からの電話を受けるときと折り返すときの会話文例を紹介します。
①電話を受けるとき
電話を受けるとき特に注意することは３つあります。
①電話にでるとき「もしもし」とは言わない
②なるべく早くでる(３コール以内が理想)
③重要なことは復唱する
この３つをふまえて、会話の例文をみてみましょう。
はい、◯◯です。
ーお忙しいところ、恐れいります。◯◯株式会社人事部の○○です。面接の件でお電話いたしました。ただいま、お時間よろしいでしょうか？
はい、問題ありません。
ー選考の結果、◯◯さんにはぜひ二次の面接に進んでいただきたいと考えております。
ありがとうございます！ぜひ、二次面接を受けさせていただければと思います。
ーありがとうございます。では、面接の日程についてですが、◯◯日の△時からのご都合はよろしいでしょうか？
申し訳ありません。あいにく、そちらの日は都合が悪く、参加できません。誠に恐縮ですが、他の日程をお願いできまないでしょうか。
ーわかりました。では、◯◯日の☓時からはいかがでしょうか？
はい、そちらの日程でお願いいたします。
ーでは、◯◯日の☓時に当社ビル7Fの受付までお越しください。
かしこまりました。◯◯日の☓時、御社ビル7Fですね。
ー何か質問はございませんか？
いえ、特にございません。
ーでは、当日お待ちしています。
はい、よろしくお願い致します。本日はお電話いただき、ありがとうございました。では、失礼いたします。
②電話を折り返すとき
電話を折り返すときに注意することも３つあります。
①最初は「もしもし」と言わずに名乗る
②かける時間に気を付ける(９時～２０時が理想)
③相手の都合を伺う
この３つをおさえて、会話の例文を見てみましょう。
お忙しいところ、恐れいります。私、◯◯大学の○○と申します。
さきほど、◯◯様からお電話をいただいたいので、折り返させていただきました。
恐れいりますが、△△課の◯◯様をお願いできますでしょうか。
ーお電話かわりました、△△課の◯◯です。
◯◯様、お忙しいところ、恐れいります。私、さきほど、お電話をいただいた◯◯大学の△△と申します。さきほどはお電話ありがとうございました。
ただいま、お時間よろしいでしょうか？
ー大丈夫ですよ。
ありがとうございます！
（相手の要件を聞く）
お忙しい中、ご連絡いただきありがとうございました。では、失礼いたします。
まとめ
今回は、会社から電話がきたときの電話の受け方や折り返しの仕方についてご紹介しました。
就活中は企業からの電話やメールに対応することが多くなります。
こまめに電話やメールを確認して、素早くきちんと対応し好印象を与えられるようにしましょう。
