【7つのパターン別例文あり!】面接日程調整などのメールはどのように書けばいいの!?

メール

就活を進めていく中で応募企業とのメールのやり取りは避けられません。そんな中、面接の日程調整や直前の面接日程変更、選考結果の連絡に対する返信や面接辞退、内定への承諾・保留の返信など、さまざまなシーンでメールが必要になります。メールで不安になる人も多いのではないでしょうか?

そこで今回は、応募企業とのメール連絡で押さえておくべき「基本マナー」や、そのまま使える「返信例文」、実は「減点ポイント」になりやすい注意事項などをまとめました。などについて解説します。

メールの基本マナー

1.24時間以内に返信を

ビジネスにおけるメールは、24時間以内に返信するのが基本のマナーです。「いつまでに」というよりも「見たらすぐ」という意識で良いでしょう。

もし、日程調整などが必要ですぐに返信できない場合は「ご連絡ありがとうございます。◯日までにはご返信します」といった「取り急ぎの返信」をしておきましょう。

返信する時間帯は、応募企業の就業時間内に送信しましょう。

就活中でも授業があるなど「平日の日中にはなかなか返信できない」という人もいるかもしれませんが、あまり遅い時間にメールを送ると好ましく思わない採用担当者がいたり、どんな生活をしているのだろう…」と、企業側に変な心配をかけてしまう可能性がります。

その時間帯の返信が難しい方は、メールの自動送信予約機能を活用すると良いでしょう。

2.件名は「用件・名前・Re残し」

メール本文の基本的な構成は「宛先・あいさつ・内容・締め・署名」です。

企業から届いたメールに返信する場合、件名は変更しなくて構いません。「Re:○○」と、返信であることがわかるようにしておけば大丈夫です。もし、自分から企業に新規で送る際は、メールの要件がひと目でわかるように簡潔かつ具体的に書くことが大切です。

宛先は「株式会社」などの法人格は略さず企業の正式名称で記載し、部署名、担当者の氏名を続けます。部署名や担当者名が分からない場合は、氏名の代わりに「採用ご担当者様」としておきましょう。

あいさつの書き出しは「お世話になっております」が基本ですが、初回のみ「お世話になります」とします。その後に自身の名前を名乗りましょう。

内容では最初にメールの目的を簡潔に記載します。また、分かりやすく・謙虚な言い回しを心掛けましょう。

締めは「ご多用の折恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます」など、相手が忙しい中メールを読んでくれたことへの感謝や配慮が伝わる文で締めると良いでしょう。

最後に署名と連絡先を入れます。本文の最初で名乗っていても、必ず最後にも入れましょう。基本的には、名前(読みにくい姓名の場合は読み仮名もセットで)、郵便番号・住所、電話番号、メールアドレスを明記しましょう。

以下の様々なパターン別例文で確認していきましょう。

1.企業から面接日程の選択肢を送ってもらい、それに返信するパターン

○○株式会社人事部 人事課 採用担当 □□様

お世話になっております。アスレバ 太郎と申します。

書類選考通過と面接のご連絡ありがとうございました。
ぜひ、次の面接に参加させていただきたく思っています。

ご提示いただきました日程のうち、下記にてお伺いします。
日時:10月17日(火) 15:00~
場所:××ビル ×階

お忙しい中、日程をご調整いただき、誠にありがとうございます。
当日は、どうぞよろしくお願いいたします。

*******************************************
アスレバ 太郎
——————————————
〒123-4567
◇◇県◇◇市◇◇ ◆◆マンション ☆☆号室
Email:asuleba.tarou@.×××com
Tel :000-0000-0000(携帯)
*******************************************

2.自分から面接日程を提示する場合

○○株式会社人事部 人事課 採用担当 □□様

お世話になっております。アスレバ 太郎と申します。

このたびは、書類選考通過のご連絡をくださり、ありがとうございます。
以下、私の面接希望日時を記載させていただきます。

・10月17日(火) 15:00以降
・10月18日(水) 10:00~12:00
・10月19日(木) 終日
・10月20日(金) 14:00~18:00

上記の中からご調整いただくことは可能でしょうか。
もしご調整が難しい場合は、
再度日程を提示いたしますのでお申し付けください。

お忙しい中と存じますが、どうぞよろしくお願いいたします。

*******************************************
アスレバ 太郎
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〒123-4567
◇◇県◇◇市◇◇ ◆◆マンション ☆☆号室
Email:asuleba.tarou@.×××com
Tel :000-0000-0000(携帯)
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3.一度決まった面接日の変更

○○株式会社人事部 人事課 採用担当 □□様

お世話になっております。
□月□日 ○時○分より面接予定のアスレバ 太郎と申します。

大変恐縮ですが、調整していただいた面接日程を諸事情により変更したくご連絡いたしました。

以下の日程で再度調整していただくことは可能でしょうか。
・10月17日(火) 15:00以降
・10月18日(水) 10:00~12:00
・10月19日(木) 終日
・10月20日(金) 14:00~18:00

調整が難しい場合は、再度日程を提示いたしますのでお申し付けください。

 

お手数をお掛けして大変申し訳ございません。
お忙しい中と存じますが、どうぞよろしくお願いいたします。

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アスレバ 太郎
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〒123-4567
◇◇県◇◇市◇◇ ◆◆マンション ☆☆号室
Email:asuleba.tarou@.×××com
Tel :000-0000-0000(携帯)
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4.面接当日の遅刻

○○株式会社人事部 人事課 採用担当 □□様

お世話になっております。

○○大学○○学部のアスレバ太郎と申します。

 

この度、○時より面接の予約させていただいておりましたが、○○○のために本日の面接開始時間に間に合うことが難しく、
〇〇分ほど遅れての到着となりそうです。
つきましては、大変恐縮ですが、このまま貴社にお伺いして面接をしていただく、もしくは面接日程の変更をしていただくことは可能でしょうか。

 

せっかく面接日程等を調整していただいたのに関わらず、このようなことになってしまい大変申し訳ございません。

また、メールでのご連絡となってしまい心よりお詫び申し上げます。
ご検討のほど、よろしくお願いいたします。

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アスレバ 太郎
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〒123-4567
◇◇県◇◇市◇◇ ◆◆マンション ☆☆号室
Email:asuleba.tarou@.×××com
Tel :000-0000-0000(携帯)
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5.面接当日のキャンセル

○○株式会社人事部 人事課 採用担当 □□様

お世話になっております。

○○大学○○学部のアスレバ太郎と申します。

 

この度、○時より面接の予約させていただいておりましたが、○○○のために本日の面接に伺うことが難しい状況です。
つきましては、大変恐縮ですが、面接日程の変更をしていただくことは可能でしょうか。

下記の日程であれば参加可能です。

・10月17日(火) 15:00以降
・10月18日(水) 10:00~12:00
・10月19日(木) 終日
・10月20日(金) 14:00~18:00

 

調整が難しい場合は、再度日程を提示いたしますのでお申し付けください。

以前、御社の会社説明をお伺いした際に御社のビジネスモデルにとても興味を持ち、面接に参加できることを楽しみにしていました。
是非別の日程にて参加させていただければと思います。

 

直前のキャンセルとなり、大変申し訳ありません。

また、メールでのご連絡となってしまい心よりお詫び申し上げます。

ご検討のほど、よろしくお願いいたします。

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アスレバ 太郎
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〒123-4567
◇◇県◇◇市◇◇ ◆◆マンション ☆☆号室
Email:asuleba.tarou@.×××com
Tel :000-0000-0000(携帯)
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6.面接後のお礼

○○株式会社人事部 人事課 採用担当 □□様

お世話になっております。
本日(○/◯)の○時より面接をしていただきましたアスレバ 太郎と申します。

 

本日はご多忙の中、面接の機会をいただきまして誠にありがとうございました。

面接の際にお聞きした▲▲様からの□□といったお話や、具体的な仕事内容などを伺い、ますます貴社で仕事をしたいという気持ちが強くなりました。

 

取り急ぎお礼を申し上げたく、お送りさせていただきました。

 

末筆ながら、面接のお礼を申し上げますとともに、貴社のますますのご発展と社員皆様のご多幸をお祈り申し上げます。

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アスレバ 太郎
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〒123-4567
◇◇県◇◇市◇◇ ◆◆マンション ☆☆号室
Email:asuleba.tarou@.×××com
Tel :000-0000-0000(携帯)
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7.内定承諾

○○株式会社人事部 人事課 採用担当 □□様

お世話になっております。
先日、面接をしていただきましたアスレバ 太郎と申します。

 

この度は内定のご連絡をいただきまして誠にありがとうございます。
ぜひとも承諾させていただきたいと存じます。

皆様と共に働けることを心より楽しみにしております。
1日も早く貴社の戦力としてとなれるよう邁進して参ります。

 

今後の入社までの手続きについてご指示などがございましたら、ご指示をいただけると幸いです。

今後ともご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願いいたします。

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アスレバ 太郎
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〒123-4567
◇◇県◇◇市◇◇ ◆◆マンション ☆☆号室
Email:asuleba.tarou@.×××com
Tel :000-0000-0000(携帯)
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3.返信するメールは本文を残す

メールを返信する際、本文は削除せず、そのまま残しておくことをおすすめします。採用担当者も自分も、どのような連絡をしていたのかが1通のメールで確認できるようにするためです。

気をつけるべき減点ポイントは?

1.敬語が間違っている

敬語を間違えてしまうと採用担当者に不安な要素を与えてしまいます。話し言葉以上に、正しい言葉遣いを心がけましょう。ありがちな間違い例として以下が挙げられます。

・行きます→伺います

・見ました→拝見しました

・〜して頂く→〜していただく

・〜致します→〜いたします

・了解です→承知致しましたorかしこまりました

・御社(話し言葉)→貴社(書き言葉)

・とりあえず→取り急ぎ

・よろしかったでしょうか→よろしいでしょうか

2.改行や段落分けがされていない

スマホで返信する人が特に注意しなければいけないのが改行や段落分けです。企業の採用担当者はPCでメールをチェックしていることが多いため、スマホで読みやすいようにメールを打ってもPCでは読みにくいメールとなってしまいます。

改行位置は「特定の字数」で決めるのではなく「意味の切れ目」で決めることを推奨します。加えて、改行をする場合は基本的に1行分の空白行を作るようにしましょう(宛名や箇条書きをする箇所については空白行は不要です)。

文章量が多くなる場合は「文章にリズムを作る目的」であれば、意味の切れ目でない箇所で改行を入れても問題ありません。

3.キラキラアドレス

好きなアーティスト名や顔文字、☆♪などの記号が入っている「キラキラアドレス」は幼稚な印象を与えかねませんので避けましょう。

就活では、基本的には大学で指定されているアドレスを使うことが無難です。または、ネームバリューの高さから信用性のある、googleが提供するのフリーメールであるgmailアドレスを使用しましょう。

メールアドレスは、自分の名前や誕生日などで構成しましょう。

まとめ

面接日程調整など、メールの文章はあなた自身の印象を左右するものです。採用担当者に良い印象を与えるように注意しましょう。

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