就活中はOBや企業と連絡を取るために電話をする機会も多くなるでしょう。
選考ではありませんが、電話でのマナーや礼儀を確認しているかもしれません。
そこで今回は、就活におけるよくある電話対応の疑問にこたえていきます。
電話対応をマスターして、好印象を与えましょう。
電話対応は予期せぬことも？
面接や説明会の日程変更、OB訪問など就活中は企業の人と電話で連絡をとったり、企業側から電話がかかってくることがよくあります。
電話をかけ上手く用事を終えられたら一件落着なのですが、予想もしないようなことが起こることもあります。
例えば、担当者が不在だったり、相手の声がよく聞こえなかったり、企業からの電話に出られなかったりすることがあるかもしれません。
そこで、就活中の電話対応でよくある疑問６つの対処法をまとめてみました。
対処法を把握して電話の前でパニックにならず、落ち着いて対応しましょう。
①担当者が不在だったら？
企業からの電話に気づかず、折り返しをしたら担当者が不在だったなんてことはよくあると思います。
そんな時は「戻り次第かけ直させます」と言ってくれるたり、別の採用担当者に代わってもらうことが多いでしょう。
ただ、「〇時頃戻りますが、いかがいたしましょうか？」などと言われた場合は、「それでは改めて〇時頃にまたご連絡させていただきます」と言うようにしましょう。
その後、必ず自分から改めてかけ直すようにしましょう。
②相手の声がよく聞こえなかったら？
企業から電話がかかってきて、きちんととれたものの、相手側の声が聞き取りづらいこともあります。
そんな時、一番やってはいけないことが、分かったフリをして話を終わらせてしまうことです。
電波状況が悪くなったり、雑音が入ったりとお互い悪くなくても相手の声が聞き取りにくくなることはあります。
ですので、素直に「すみません、電波状況が不安定で聞こえませんでした。もう一度ご説明いただけますでしょうか」と言うようにしましょう。
ただし「え？」「はい？」と聞き返すのはよくないのでやめましょう。
③電話を折り返すのが遅くなったら？
企業からの電話に出られないこと自体が悪いことではありませんが、不在着信を確認したらなるべく早く電話をかけ直すようにしましょう。
しかし、それでも気づかず折り返すのが遅くなってしまうこともあるでしょう。
そんな時、そのまま企業からの電話を放っておくのはやめましょう。
その企業に行かないことが決まっていても、将来的にお世話になる機会があるかもしれません。きちんと電話は折り返しましょう。
折り返しの電話をする際は、「先ほど、こちらの電話番号から不在着信があり、折り返しのご連絡を致しました。連絡が遅くなり大変申し訳ありません。」と一言添えるといいですね。
④折り返しの電話がなかったら？
「担当から折り返します」と言われたのに、待っても待っても電話が来ない場合もあるかもしれません。
約束していた日から１日〜２日経っても電話がかかってこない時は、改めてこちらから掛けてみてもいいでしょう。
お忙しいところ失礼いたします。
○○大学の○○です。
先日はお忙しいところご対応いただきましてありがとうございました。
以前お電話でお話していた○○の件ですが、その後の経過をお知らせいただきたくご連絡致しました。
実は、○日に折り返しご連絡をいただけると伺いましたが、
本日の時点でご連絡がなかったため、こちらからご連絡させていただきました。
お手数ですが、お電話があった旨を○○様にお伝えいただいてもよろしいでしょうか。
⑤担当者の名前がわからなかったら？
担当者の名前が分からなくても心配はいりません。
- 自分の氏名
- 具体的な要件
- 担当者への伝えたい内容
の三つをしっかり伝えましょう。
また、名前の代わりに「どなたか分かる方はいらっしゃいますか？」「ご担当者様はお手すきでしょうか。」と尋ねることで、担当者に取り次いでもらいやすくなります。
⑥それでも不安な時は？
これまで、就活の電話対応でおきそうなハプニングとその対処法をお伝えしました。
ですが、それでも自分の声がしっかり伝わっているか、実際電話した時きちんと伝えられるか、不安になる人もいるでしょう。
そんなときは、自分で電話で話す会話を録音して聞いてみるといいでしょう。
相手からどのように聞こえているか、どんな言葉が聞き取りづらいかが分かってきます。
時間があるときに練習してみましょう。
まとめ
今回は就活の電話対応でよくある６つの悩みの対処法を紹介しました。
企業やOBと電話で連絡する機会も多いと思いますが、イレギュラーなパターンをきちんとおさえ、落着いて電話ができるようにしましょう。
