【例文あり！】内定承諾の2種類の伝え方・書き方と承諾後の辞退について

内定承諾という言葉を聞いたことがありますか？内定承諾とは文字の通り内定を承諾することです。では、この内定承諾の書き方は分かりますか？また内定承諾をした後は辞退することはできないのでしょうか？今回は内定承諾について解説していきたいと思います！

内定承諾書とは？

内定承諾書とは、内定を承諾することを確認する書類です。内々定が出た後、内定承諾書に捺印して提出すると晴れて内定が成立します。一般的には内定通知の書類が届く際に①内定通知書②内定承諾書③条件提出書が同封されています。入社する場合は早めの連絡が望ましいですが、内定通知（あるいは労働条件の提示）から遅くとも1週間以内には連絡しましょう。

内定承諾書は、内定を得た学生が「企業に対して内定を承諾し、入社することを誓約する」書類です。ですので企業側は学生が入社すると判断し、受け入れに向けた準備を進めていくと考えられますので入社の意思が固まっていないのに内定承諾書を出すことは控えましょう。

内定承諾の伝え方・書き方

1.内定承諾の伝え方

まずは内定という選考結果に対するお礼を伝え、「内定をお受けいたします」と意思表示を明確にしましょう。メール連絡の場合、できるだけ早くメールを返信することが大切です。また承諾する意思表示に加え、入社までに必要な手続き、入社当日のことについてもこのときに確認するといいでしょう。

2.電話での伝え方

電話の時間帯は相手の都合を考え、出社・退社時間の間際やお昼時を避けて連絡しましょう。多忙な時間帯でない、10時台か14時～16時がおすすめです。

以下は電話での伝え方の例です。

3.メールでの伝え方

原則、電話での連絡ですが電話をかけたものの、担当者が不在だった場合はメールで伝えましょう。その際、電話で事前に連絡を入れていた旨を伝えておきましょう。

4.内定承諾書の返送(添え状)

内定承諾書など、内定後の提出書類を郵送する際に添え状（送付状）を送る際にも、上記と同様に内定への感謝の気持ちと意気込みを記しておきましょう。しかし、あくまでも添え状ですので、長々と入社の気持ちを伝えるのではなく、端的にまとめて入れるようにしましょう。

添え状を同封することで「どんな書類が何通入っている」などが一目でわかりますし、送付する側は書類の抜け漏れを防げます。

添え状を書くときは以下の点に注意し、例のように記載しましょう。

・提出日の日付は右上に、宛名は左上に記載する

・自分の名前と連絡先は、日付の下に記載する

・一目でわかるように件名は中心に入れる

・本文は目的がわかるように簡潔に

・同封書類を箇条書きで記入する

内定承諾後の辞退はできるの？

内定辞退に法的なリスクは存在しません。しかし、就職日の14日前までには辞退を伝えなければなりませんので注意しましょう。採用してくれた企業には、なるべく早く伝えることが大切となります。入社日が近ければ近くなるほど、マナーが悪いと理解されます。なるべく早く辞退の意思を固め、企業に対し速やかに連絡をしましょう。

内定辞退を企業に伝えると、多くの企業は理由を聞いてきます。素直に答えるようにするのがマナーですので正直に答えましょう。正直に伝えれば、きちんと相手も対応してくれるでしょう。逆に、ここで理由を伝えることをためらったり、バレバレな嘘をついたりすると、来社を求められたるなど、お互いに不快な時間を過ごすことになります。

内定承諾書を提出後の辞退は電話で伝える

内定承諾書を提出してからの辞退する場合、企業の担当者に直接電話で辞退の意向を伝えましょう。辞退の意向は、電話で双方向のコミュニケーションが取れる状態で伝えましょう。

例文としては以下のようなものが挙げられます。

「申し訳ありませんがやはり入社を辞退させて頂きたいと思い、連絡させていただきました。」「一度内定をいただきながら、辞退を申し上げるなどと多大な迷惑をおかけして申し訳ございませんでした。何卒お許しいただきたくお願い申し上げます。」

また、内定辞退を伝える際は、電話で伝えた後に手書きのお詫び状を送るのが一般的です。

文面に残すことにより、辞退の意向を伝えた記録を残すことができます。また、誠意を持っていることが伝わりやすく、企業側に礼儀正しい印象を与えやすくなります。

拝啓敬具を用いまずはあいさつ文、その後に内定をいただいたことへの感謝、そして本題を伝えるようにしましょう。謝罪の文面を書いた後は、締めの言葉を記載して締めくくるようにしてください。

以下はお詫び状の例文です。

まとめ

原則として、内定の辞退ならまだしも内定の承諾書を提出した後は、基本的には辞退することはあってはならないことです。しかし、第一志望の会社から急に連絡がきて内定することができた、その他、や無負えず辞退しなけらばならなくなったなどもあるかもしれません。

そのような場合は、まず第一に相手の会社のことを考え、電話で一報を入れ、謝罪した後、手紙やメールなどで、再度お詫び状を送るようにしましょう。気持ちの良い対応を心掛けてください。