いろいろな企業の説明会に興味を持ち、説明会や選考に申し込みをしている就活生も多いのではないでしょうか。しかし、学校の予定や別の企業との予定が重なり、それらをキャンセルしなければいけない事もあるでしょう。
説明会や選考のキャンセルが、選考や内定に影響することは少ないですが、連絡の方法やタイミングによっては企業に悪い印象を与えかねません。特に、志望企業の説明会等をキャンセルする場合は、丁寧に伝えたいですよね。
1.企業の説明会・選考のキャンセル方法
1、キャンセルはメールでしても問題ない？
結論から言うと、会社説明会や選考のキャンセルは、前日までであればメールで伝えても大丈夫です。
メールでキャンセルの連絡をすることで、採用担当者に電話対応の手間をとらせることを省いたり、就活生側もキャンセルをしたという事実を形で残せたりするメリットがあります。
また、会社説明会の予約のキャンセルは、メールや電話以外の方法で行える場合もあります。
たとえば、就活ページや企業の新卒採用専用サイトから予約をした場合は、キャンセルもマイページからおこなえることが多いです。また、サイトにはキャンセルする方法やルール「変更・キャンセルは〇日まで」などが記載されていたりしますので、しっかり確認をしてください。
2、注意点：無断キャンセルは絶対にＮＧ
当然のことですが、会社説明会や選考をキャンセルする場合、無断でキャンセルすることは絶対にやめましょう。すでに説明会の席が用意されていたり、面接官が確保されていたりするため、無断キャンセルは多くの人に迷惑をかけます。
そして、企業側は学校名や名前を把握しているケースが多いので、無断欠席は各方面に悪印象を与えることになります。
やむを得ない事情で会社説明会や選考に参加できない場合は、必ずキャンセルの連絡をするようにしましょう。
3、当日キャンセルする場合はどうする？
キャンセルの連絡は前日までに済ませることが大切です。
しかし、体調不良により急きょ参加が出来ない場合や、交通事情などで開始時間に間に合わないこともあるかもしれません。そのような場合は、電話でキャンセルの連絡をするようにしましょう。
会社説明会の開始時間がすでに過ぎていたとしても、まずは企業へ電話連絡を入れてください。説明会の担当者は電話に出られなかったとしても、他の人事の方に繋いでいただいたり、電話に出た方に事情を説明して、「説明会に参加できなかったこと」と「事前に連絡ができなかったこと」のお詫びを伝えましょう。当日のキャンセル連絡になってしまったとしても、少なくとも「無断欠席」ほどマイナスな印象にはならないでしょう。
また、電話での連絡とは別に、当日お伺いできなかったお詫びをメールしておくと、より丁寧な印象になるでしょう。
2.キャンセルメールを送るときの注意点
まずは、キャンセルメールを送るときの注意点を４つお伝えします。
これらのポイントに留意してお断りメールを送りましょう。
1、できるだけ早く連絡を済ませる
説明会や選考をキャンセルすると決めたら、可能な範囲で早めに採用担当者に連絡を入れましょう。採用担当者は、あなたが参加することを前提に、説明会や選考に向けた準備を勧めています。そのため直前や当日の連絡では、その準備を無駄にすることになりとても失礼です。
前述したように、メールでの連絡が許されるのは前日までです。キャンセルが決まった時点で、できるだけ早く連絡しましょう。
2、キャンセル理由は書かなくてよい
説明会や選考の辞退理由を伝えるべきかは、悩むところですよね。
結論から言うと、企業の担当者から聞かれない限り、こちらから説明する必要はありません。
ただし、「大学の試験と被ってしまった」「体調不良」などの、第三者からみてもやむえない理由がある場合は、キャンセル理由を書いてもかまいません。その旨をきちんと説明し、別日を設定してもらえないか交渉しましょう。
なお、キャンセルの理由がどのようなものであっても、相手が準備をしてくれたことに対するお詫びや、次回の説明会への前向きな姿勢は伝えられるようにすると良いでしょう。
3、メールを送る時間帯に気を付ける
キャンセルメールは、相手企業の営業時間内に送るようにしましょう。営業時間内であれば、担当者がキャンセルメールを見落とす可能性は低くなります。
だいたい、9時〜18時の間が営業時間内の企業が多いです。
ただ、どうしても夜遅い時間や休日にしかメールを送れないのであれば、「夜分遅くに失礼します」や「お休み中に申し訳ありません」とお詫びの文章を付け加えましょう。
4、誤字脱字に気を付ける。
キャンセルメールに誤字脱字が多くあると、それだけで不注意な印象を与えてしまいます。
特にキャンセルメールは謝罪の意味も含んでいるため、誤字脱字は相手に失礼になります。必ず、最後に内容を確認してから送りましょう。
3.基本的なメールの書き方
ではキャンセルメールを書くときに覚えておきたい、基本的な要素を紹介します。
キャンセルメールに限らず、他のメールにも応用できるので、よく覚えておきましょう。
例文を確認して、書き方をマスターしましょう。
1、件名
「◯月☓日 会社説明会キャンセルのお願い / 【〇〇大学・就活 一郎】」
キャンセルメールは、採用担当者に必ず読んでもらう必要があるため、件名から内容が分かるようにしましょう。また件名に説明会の日時を含めることで、どの説明会のキャンセルなのかが把握できて効率的です。
2、宛名
株式会社△△
人事部 採用担当
〇〇様
メールの最初には、送り先の、「会社名・部署・名前」を順に書きます。
会社名や部署名は、正式名称で記載するようにしましょう。また、名前の漢字は複雑なものもあるので、間違いの内容に注意しましょう。
3、謝罪
会社説明会や選考をキャンセルをすることは、企業の人に迷惑をかけてしまっていることを自覚し、しっかりと謝罪の気持ちを伝えましょう。メールでキャンセルする場合は、お詫びだけでなく、どの予約をキャンセルするのかも合わせて書きましょう。
どのように謝罪すれば良いかわからない就活生は、後ほど例文を紹介しますので、真似してみてくださいね。
4、結びの挨拶
最後になりましたが、貴社益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。この他にも「末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております」などが、結びの挨拶として使えます。
「今後ともよろしくお願いします」といった表現は、状況的に相応しくないため、使わない方が良いでしょう。
5、署名
キャンセルメールで署名を書く時は、以下の4つを書きましょう。
・大学名 / 学部名 / 学科名
・電話番号
・メールアドレス
このような署名は就活中は何度も使うため、メールで署名の設定をしておくと良いでしょう。
4.使えるキャンセルメール例文集
それでは、実際に使えるキャンセルメールの例文を紹介します。
説明会辞退と選考辞退の２パターンを用意しましたので、例文を確認して、書き方をマスターしましょう。
1、【例文】選考をキャンセルする場合
【件名】◯月☓日 選考辞退のお詫び（〇〇大学・就活 一郎）
株式会社◯◯
人事部 採用担当
◯◯様
いつもお世話になっております。
◯◯大学◯◯学部◯◯学科の 就活 一郎と申します。
この度は1次選考のご案内をいただき、誠にありがとうございます。
大変申し訳ございませんが、◯月◯日◯時からの選考について、一身上の都合により辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
ここまで選考していただいたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。
本来であれば直接お詫びすべきところですが、メールでのご連絡になりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
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就活 一郎 / Ichiro Shukatsu
◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科 4年
Tel:090-xxxx-xxxx
Mail:aaaa@xxxx.ac.jp
2、【例文】企業・会社説明会を辞退する場合
【件名】◯月☓日 会社説明会辞退のお願い（〇〇大学・就活 一郎）
◯◯株式会社
人事部
採用担当 ◯◯様
いつもお世話になっております。
◯◯大学◯◯学部◯◯学科の就活 一郎と申します。
現在、〇月〇日〇時より貴社で開催予定の説明会への参加を予約しておりますが、諸般の事情によりキャンセルさせて頂きたく、ご連絡いたしました。
お忙しい中、お手数をおかけし大変申し訳ございませんが、
ご了承のほど何卒よろしくお願い致します。
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就活 一郎 / Ichiro Shukatsu
◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科 4年
Tel:090-xxxx-xxxx
Mail:aaaa@xxxx.ac.jp
まとめ
今回は、説明会や選考をキャンセルする場合に抑えておくべきポイントや、キャンセルメールの例文を紹介しました。
説明会のキャンセルが選考に影響することはありませんが、間違った対応や失礼な断り方をすれば、就活生の印象を悪くしてしまいます。今回の記事の内容をおさえ、いざキャンセルする事になっても焦らないように備えておきましょう。
