就職活動を進める中で、応募企業とのやりとりをする場合はメールを用いることが多いですよね。メールをやりとりする場面は、面接日程の調整や、面接日程の変更をお願いしたい場合、選考結果の連絡に対する返信や面接辞退、内定への承諾・保留の返信など色々あります。
しかし、就活生にとってメールは普段使いをするツールではないため、ビジネスマナーが守れているか不安な方も多いでしょう。メールの内容やタイミングによっては評価が下がり、面接が不利になる恐れもあります。しかし、逆に言えば、マナーを守ったメールを送ることができれば、好印象を獲得することができるということでもあります。
そこで今回は、応募企業とのメール連絡で押さえておくべき「基本的なビジネスマナー」や、パターン別の「返信例文」、そして「減点ポイント」になりやすい注意事項などをまとめました。
ビジネスメールの基本マナー
1.24時間以内に返信をする
応募先企業の担当者からメールをもらったら、24時間以内に返信するのが、基本のビジネスマナーです。
特に日程調整の場合、企業によっては多くの応募者を抱えているため、返信が遅いと採用担当者に迷惑をかけることになります。そのため、できるだけ早く返信することで、採用担当者に良い印象を与えることができます。
また、返信が早いと自分の希望日時が通りやすいというメリットもあります。メールを受信してから「24時間以内に返信」というよりも、「メールを読んだら、すぐ返信する」という意識でいるのが良いでしょう。
もしも面接の日程などについて、すぐに回答ができない場合は「ご連絡ありがとうございます。申し訳ございませんが、当方学部の〇〇との兼ね合いで、スケジュールが分かるのが◯日になります。面接日程の件に関しましては、◯日までにご連絡させていただきますので、何卒よろしくお願いいたします」などのように、回答が遅れる理由と回答期限を返信をしましょう。
メールを返信するタイミングは、企業の営業時間内に送るのがビジネスマナーです。大体、10時～18時の時間帯に、メールの送信を行うと良いでしょう。平日の日中は、授業があるため返信のタイミングが難しいという人もいるかもしれません。その場合は、メールの自動送信予約機能を活用すると良いでしょう。
また、24時間以内に返信することを優先した場合、夜にメールを返信せざるを得ない場合もあるでしょう。その場合は、メールに「夜分遅くに申し訳ございません」と一言添えておくことが大切です。そうすることで、この時間にメールを送ることが良くないというマナーを知っていることを相手に伝えることができます。
しかし、あまりにも遅い時間にメールを送ると、「この学生はどんな生活をしているのだろう…」と、企業側に変な心配をかけてしまう可能性がありますので、深夜に送ることはできるだけ避けた方が良いでしょう。
2.件名は「用件・名前・Re残し」
メール本文の基本的な構成は「宛先・挨拶・内容・締めの言葉・署名」です。
企業から届いたメールに返信する場合、件名は変更せず、「Re：〇〇」の形で返信します。
採用担当者は膨大な数のメールのやり取りをしているため、件名を変えてしまうと返信メールに気づかない可能性があります。ただし、何度もやりとりを続けているうちに「Re:」が増えていった場合は、タイトルが分かりにくくなるため、1つだけ「Re:」を残して他は削除してもいいでしょう。また、原則として件名は変えずに使用しますが、その後ろに名前と学校名を入れることは問題ありません。
就活生側から、企業の採用担当者宛てに新規メールで連絡することはあまり多くありません。しかし、就活サイトなどでは、稀に「面接希望の方は下記メールアドレスまでご連絡ください。」と記載されているケースがあります。その場合は、自分から採用担当者に日程調整のメールを送付する必要があります。
自分から企業に新規でメールを送る場合は、件名はシンプルかつ具体的に記入しましょう。その後に、氏名と大学名を記入します。シンプルかつ具体的な件名を記入することで、「誰から、何についての連絡なのか」が明確になるため、採用担当者にメールを発見してもらいやすくなります。
３.宛先・挨拶・内容・締めの言葉・署名
メール本文の基本的な構成は、メール本文の基本的な構成は「宛先・挨拶・内容・締めの言葉・署名」です。
まず、宛先ですが、企業からのメールに返信する場合は、文末にある署名をみて宛名を記入しましょう。自分から新規で送る場合は、応募ページを参考に宛名を記入しましょう。
ただし、「株式会社」などの法人格は、「（株）」のように略さずに、必ず企業の正式名称で書くようにしましょう。応募企業名を省略することはビジネスマナーとして失礼に当たるため、採用担当者に悪印象を与えかねませんので注意しましょう。
企業名の正式名称の後ろに、部署名、担当者の氏名を続けます。部署名や担当者名が分からない場合は、「採用ご担当者様」としておくのが良いでしょう。
メールの本文に入る前に挨拶を書きます。挨拶の書き出しは「お世話になっております」が基本ですが、初めての返信のみ「お世話になります」としましょう。
自分から新規で送る場合は、「初めてご連絡させていただきます」とします。
どちらの場合も、書き出しの挨拶の後に、自分の大学・学部・名前を名乗りましょう。
メールの本文では、返信メールの場合は、面接の機会を作っていただいたことに対するお礼、面接の日時について、簡潔に伝えましょう。
最後に、締めの言葉を記入しましょう。本文の最後に締めの言葉を記載することは、ビジネスメールの基本的なマナーです。締めの言葉はメールの内容によって変化しますが。
たとえば、面接日程が決まった場合は「お忙しい中恐れ入りますが、当日は何卒宜しくお願いいたします。」忙しい相手に配慮しつつ、返信をお願いしたい場合は、「ご多用のところお手数をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。」と添えると良いでしょう。
最後に、署名と連絡先を入れます。本文の冒頭で名乗っていても、署名が名刺代わりの役割を果たすため、必ず最後に署名を入れるようにしましょう。基本的には、名前（読みにくい姓名の場合は読み仮名や、ローマ字表記もセットで）、学部学科学年、電話番号、メールアドレスを明記しましょう。電話番号やメールアドレスには、採用担当者からの連絡が来る可能性があるため、最も利用しているものを記載しましょう。
4.返信する場合は、本文を残す
企業からのメールを返信する際は、本文は削除せず、そのまま残しておくようにしましょう。そうすることで、どのような内容の連絡をしていたのかを、採用担当者も自分も簡単に遡って確認することができるためです。
5.パターン別の返信例文
それでは、パターン別で返信例文を確認していきましょう。
(1)企業から面接日程の選択肢を送ってもらい、自分の都合が良い日時を返信する場合
【件名】Re：面接の日程について＿就活 一郎 ＿〇〇大学
（先方のメール件名を変えずに返信する）
〇〇株式会社
人事部 人事課 採用担当 □□様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇年、就活 一郎 と申します。
書類選考通過および面接のご連絡をいただき、ありがとうございます。
ぜひ、次の面接に参加させていただきたく思っています。
ご提示いただきました日程のうち、下記日時にお伺いできればと思います。
日時：〇月〇日（〇） 13：00～
場所：××ビル ×階
お忙しい中、日程をご調整いただき、誠にありがとうございます。
当日は、どうぞよろしくお願いいたします。
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就活 一郎 / Ichiro Shukatsu
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◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科 4年
Tel:090-xxxx-xxxx
Mail:aaaa@xxxx.ac.jp
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(2)自分から面接日程を提示する場合
【件名】面接の希望日程について＿就活 一郎 ＿〇〇大学
◯◯株式会社
人事部 人事課 採用担当 □□様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇年、就活一郎と申します。
このたびは、書類選考通過のご連絡をくださり、ありがとうございます。
以下、私の面接希望日時を記載させていただきます。
お忙しいとは存じますが、ご確認・日程調整頂けますと幸いです。
・〇月〇日（〇） 15：00以降
・〇月〇日（〇） 10：00～15:00
・〇月〇日（〇） 終日
上記の中から、日程調整いただけますと幸いです。
また上記日程での面接が難しい場合、お手数をおかけしますが
面接可能日時をご提示頂けますと幸甚です。
ご多忙の折、大変恐縮ですが、どうぞよろしくお願いいたします。
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就活 一郎 / Ichiro Shukatsu
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◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科 4年
Tel:090-xxxx-xxxx
Mail:aaaa@xxxx.ac.jp
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(3)確定した面接日の変更をお願いする場合
【件名】Re：面接の日程について＿就活 一郎 ＿〇〇大学
（先方のメール件名を変えずに返信する）
〇〇株式会社
人事部 人事課 採用担当 □□様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇年、就活一郎と申します。
先日は面接の日時を調整頂きまして、誠にありがとうございます。
この度、〇月〇日〇時〇分より予定しておりました面接につきまして
家庭の事情により日時を変更したくご連絡いたしました。
大変恐縮ですが、以下の日程で再度調整していただくことは可能でしょうか。
何卒ご検討頂けますと幸いです。
・〇月〇日（〇） 15：00以降
・〇月〇日（〇） 10：00～15:00
・〇月〇日（〇） 終日
上記日程での面接が難しい場合は、再度日程を提示させていただきますのでお申し付けください。
お手数をおかけして大変申し訳ございません。
お忙しい中と存じますが、どうぞよろしくお願いいたします。
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就活 一郎 / Ichiro Shukatsu
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◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科 4年
Tel:090-xxxx-xxxx
Mail:aaaa@xxxx.ac.jp
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(4)面接をキャンセルする場合
【件名】Re：面接の日程について＿就活 一郎 ＿〇〇大学
（先方のメール件名を変えずに返信する）
〇〇株式会社人事部
人事課 採用担当 □□様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇年、就活一郎と申します。
誠に申し訳ございませんが、〇月〇日〇時〇分より予定しておりました面接について、家庭の事情により伺うことが難しい状況となりました。
大変お手数をおかけしますが、面接をキャンセルさせて頂けますでしょうか。
せっかくの機会にも関わらず、このような結果となり大変申し訳ございません。
また、メールでのご連絡となってしまい心よりお詫び申し上げます。
何卒、ご理解頂けますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
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就活 一郎 / Ichiro Shukatsu
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◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科 4年
Tel:090-xxxx-xxxx
Mail:aaaa@xxxx.ac.jp
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(5)面接後のお礼
【件名】面接の御礼＿就活 一郎＿〇〇大学
〇〇株式会社
人事部 人事課 採用担当 □□様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇年、就活一郎と申します。
本日はご多忙の中、面接の機会をいただきまして誠にありがとうございました。
面接の際にお聞きした□□様からの◯◯についてのお話や、具体的な仕事内容などを伺い、ますます貴社で働きたいという気持ちが強くなりました。
取り急ぎお礼を申し上げたく、お送りさせていただきました。
末筆ながら、貴社のますますのご発展と社員皆様のご多幸をお祈り申し上げます。
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就活 一郎 / Ichiro Shukatsu
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◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科 4年
Tel:090-xxxx-xxxx
Mail:aaaa@xxxx.ac.jp
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6.気をつけるべき、メールの減点ポイントは？
(1)間違った敬語の使い方
敬語の間違いは、採用担当者にとってマイナスでしかありません。文章として残ってしまうため、話し言葉以上に気をつけて正しい言葉遣いを心がけましょう。
よく間違えやすい例としては、以下が挙げられます。
- 行きます → 伺います
- 見ました → 拝見しました
- 了解です → 承知致しました or かしこまりました
- 御社（話し言葉）→ 貴社（書き言葉）
- とりあえず → 取り急ぎ
- よろしかったでしょうか → よろしいでしょうか
- できません → 致しかねます
- してください → 差し支えなければ
(2)改行や段落分けがされていない
スマホからメール返信をする人が、特に注意しなければいけないのが、改行や段落分けです。企業の採用担当者は、PCでメールチェックをしている場合が多いため、スマホで読みやすいようにメールを打ってしまうと、PCでは非常に読みにくい文面になってしまう場合があります。改行や段落分けをするように注意しましょう。
(3)就職活動で使用するアドレス
今の就活生にはあまりいないかもしれませんが、自分の趣味を表現したことがわかるアドレスや、顔文字、☆♪などの記号が入っているアドレスは、幼稚な印象を与えかねませんので避けましょう。就職活動では、大学で指定されているアドレスを使うことが無難です。または、googleやYahooが提供するフリーメールのアドレスを使用するのも良いでしょう。
7.まとめ
メールの文章は採用担当者があなたの印象を左右するため、とても重要です。マナーを知らずに作成したメールを送付した場合、就職活動に対する準備不足といった悪印象を与えてしまうことになります。
採用担当者に良い印象を与えるように、マナーを守ったメールを送りましょう。
