就活中のみなさん！面接後や説明会後、インターンシップ後などに、企業にお礼のメールを送っていますか？
これまでにビジネスメールを書いた経験がないため、迷っている方も少なくないでしょう。
「メールを送りたいけど、どんな内容の文章を送ればいいかわからない！
そこで、今回は就活におけるメールの基本や間違えやすいポイント、例文までたっぷりと紹介します。就活時のメールは、件名の書き方や、本文で書くべき内容をちゃんと押さえていれば難しいものではありません。ぜひこの記事を読んで、就活に活用してください。
1.お礼メールを送る意味とは何か？
単刀直入に行ってしまえば、お礼メールを送ることは必須ではありません。
企業の採用担当者には、就活がピーク時期になると数多くの学生からメールがきます。そのため、学生からのお礼メールをじっくり読んで確認することは少なく、お礼メールを送ったことが選考に有利に働くことはないでしょう。
しかし、忙しい中、わざわざ時間を割いてくれた相手へのお礼を伝えることは、社会人としてのマナーです。社会人ともなれば、取引先の担当者にお礼メールを送るケースは多々あります。お礼メールを送ることで、社会人としてのマナーをきっちり押さえている人、丁寧で礼儀のある人という好印象を与えることができるでしょう。
さらに、企業への志望度の高さも伝わるかもしれません。
面接で伝えた志望動機を重ねて伝えたり、面接で上手くアピールできなかった企業への強い意欲を伝えたりして、熱意を伝えることができます。企業への志望度の高さや熱意は、企業が非常に重要視する要素ですので、最後の念押しとしてお礼メールを送ってみましょう。
2.メールを送るときのポイント
実際にメールを送る際の、ポイントや注意点を３つお伝えします。
これらのポイントを参考にして考えてみてください。
1，お礼メールはなるべく早く送る
お礼メールを送るタイミングは、面接や説明会が終わったすぐ後、できるだけ当日中に送るようにしましょう。時間が経てば経つほど、人の記憶は薄らいでいくものです。面接後の当日中であれば、あなたの印象は鮮明ですので、お礼メールが好印象に働きやすいでしょう。当日中が難しい場合は、遅くとも翌日の午前中までには送っておくのが良いでしょう。
かといって、休日や就業時間外にメールを送ることは、失礼ですので控えましょう。
しかし、どうしても夜遅い時間や休日にしかメールを送れないのであれば、「勤務時間外に失礼します」「夜分遅くに失礼致します」「お休み中に申し訳ありません」などの前置きを冒頭に添えるようにしましょう。
2、定型文になりすぎず、自分らしさを入れる
何処かから引用してきたいことが丸わかりの、定型的なメールをそのまま送ることは辞めましょう。定型文のままだと、あなたらしさがないため、企業に熱意が伝わらないからです。
もちろん、定型文の「型」を用いることは有用です。その文章の型の中に、自分の考え方やその場で学んだことや教わったことなどの内容を加えて、企業に熱意をアピールしましょう。
3，誤字脱字気をつけ、正しい敬語を使う
基本的なことですが、誤字脱字には十分気をつけましょう。
誤字脱字のあるメールは、相手を不快な思いにしかねません。また、「この学生は、不注意でミスが多い」といったような悪印象を与えてしまうことになります。
お礼の気持ちを伝えたく送ったメールが、失礼な行為になってしまっては本末転倒です。メールを送信する前に、よく確認しましょう。
また間違えやすい敬語にも注意が必要です。
就活生がメールで間違いやすいポイントは下記の通りですので、正しい敬語の使い方を身につけましょう。
- 「すみません」→「申し訳ございません」
- 「御社（話し言葉）」→「貴社（書き言葉）」
- 「ご連絡いたしました」→「ご連絡しました」
- 「私的には」→「私としては」
- 「了解しました」→「承知しました」
- 「大丈夫です」→「問題ございません」
- 「よろしかったでしょうか」→「よろしいでしょうか」
- 「大変参考になりました」→「大変勉強になりました」
3.基本的なメールの書き方
ビジネスメールを書くときに覚えておくべき、基本的なポイントをご紹介します。
お礼メールだけでなく、他のメールを書く際にも応用できますので、よく覚えておきましょう。
1，一目で内容が理解できる、シンプルな件名
採用担当者の元には日々多くのメールが届くため、メールの件名には配慮が必要です。件名はシンプルで内容がすぐ分かるものにしましょう。また、件名の前か後ろに、大学名や名前を入れて、どの応募者からのメールか分かるようにしましょう。
例1：本日の二次面接のお礼【◯◯大学 就活 一郎】
例2：【◯◯大学 就活 一郎】本日の二次面接ののお礼
NG例：本日の面接について
このNG例の件名では、メールの本文を読むまで内容がわかりません。この件名を見た採用担当者が慌ててメールを読んだらお礼メールだったという場合、かえって心証を悪くしかねませんので注意しましょう。
2，表記間違いのない宛先
株式会社〇〇 人事部採用課
△△様
メールの本文の最初には、このように見やすい宛先を書きましょう。
基本的な宛名の書き方は「会社名＋部署名＋役職名（肩書き）＋氏名＋敬称」となります
宛先が長くなる場合は改行を使い、相手が見やすいように気を配りましょう。
採用担当者の名前が分かっている場合は、敬称には「様」を用いましょう。
企業、部署しかわからない場合は、敬称には「御中」を用います。
例：「会社名＋部署名＋御中」
宛先の表記については、会社名も氏名も省略せずに記載しましょう。
株式会社が前に着くのか後ろにつくのか（前株、後株の表記）は、必ず確認してから書くようにしましょう。
それに加えて、名前の漢字変換なども注意しましょう。特に間違えやすい漢字には、より注意しましょう。
例：「渡邊」、「渡邉」など
3，初めの挨拶
いつも大変お世話になっております、◯◯大学◯◯学部の 就活一郎と申します。
本日は二次面接のお時間をいただき、ありがとうございました。
まず冒頭で「お世話になっております」の挨拶を述べます。
その後で、きちんと自分の名前をフルネームで名乗りましょう。その際に、大学名と学部も記載すると、より丁寧です。
4，本文
本文では、面接を受けたことで得たことを中心に、自分の考えを述べましょう。
例えば、面接を受けて志望意欲がさらに高まったこと、担当者が話してくれた内容で特に印象に残った言葉などを用いると良いでしょう。
5，結びの挨拶
本文の後に、結びの挨拶を述べましょう。
相手の負担を下げるために、返信は不要である旨を記載すると良いでしょう。
そして、最後にもう一度面接のお礼を述べると、綺麗に文章が締まります。
6，署名
署名を書く時は、以下の4つを書きましょう。
- 自分の名前 （名前の読み方を、ローマ字等で併記しておくと良いでしょう）
- 大学名 / 学部名 / 学科名
- 電話番号
- メールアドレス
例：
就活 一郎 / Ichiro Shukatsu
◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科 4年
Tel:090-xxxx-xxxx
Mail:aaaa@xxxx.ac.jp
このような署名は、就活中何回も使う機会があるので、メールで署名の設定をしておきましょう。
署名まで書いたら、すぐメールを送信するのではなく、最後にもう一度メールの内容を見直すようにしましょう。
4.お礼メール例文集
面接案内の後、面接後、会社説明会の後、OB訪問後、インターンシップの後、の５つのシチュエーションごとにあったお礼メールの例文を紹介します。
1，面接案内編
株式会社◯◯
人事部 採用担当 △△様
お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部の 就活 一郎と申します。
この度は、一次面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
面接の機会を頂戴できるとのことで、大変嬉しく思っております。
重ねて御礼申し上げます。
ご提示いただいた×月×日に伺わせていただきますので、
ご多用中恐れ入りますが、、当日は何卒よろしくお願い致します。
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署名
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2，面接後編
株式会社◯◯
人事部 採用担当 △△様
いつもお世話になっております。
本日×月×日に面接のお時間をいただきました、
◯◯大学◯◯学部の 就活 一郎と申します。
本日は面接のお時間いただきまして、誠にありがとうございました。
△△様のお話を伺い、貴社で活躍するための必要なスキルについてより理解が深まりました。以前より貴社を第一志望としておりましたが、本日の面接を通して、貴社で仕事をしたいという気持ちがますます強くなりました
ご多忙と存じますので、ご返信には及びません。
末筆ながら、面接のお礼を申し上げますとともに、貴社の益々のご発展と皆さまのご多幸をお祈り申し上げます。
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署名
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3，企業・会社説明会編
株式会社◯◯
人事部 採用担当
△△様
◯◯大学◯◯学部の 就活 一郎と申します。
本日は、貴社の会社説明会に参加させていただき、誠にありがとうございました。
説明会では、具体的な業務内容や、社員の方々の仕事に対する熱い想いについてお話を伺い、私にとって非常に実りのある時間になりました。
これまでも貴社で働きたいという気持ちはありましたが、貴社の会社説明会に参加したことで、よりその思いが強まりました。
丁寧にご対応いただいたことへのお礼をお伝えしたいと思い、メールを送らせていただきました。今後とも何卒よろしくお願い致します。
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署名
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4，OB訪問編
株式会社◯◯ 営業部
△△様
お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部の 就活 一郎でございます。
本日はお忙しい中、OB訪問の機会を設けていただき、
さらには美味しいコーヒーをごちそうになり、誠にありがとうございました。
△△様からお聞きした、この業界の面白さや難しさ、チームで働くことのやりがいなど、HPやパンフレットだけでは分からなかった点を教えていただき、大変有意義な学びを得ることができました。ますます貴社で働きたいという思いが強くなりました。
今後就職活動を進める中で、またお話を伺うことをお願いさせて頂くこともあるかと存じますが、その折には何卒宜しくお願い致します。
本日は丁寧にご対応くださいまして、本当にありがとうございました。
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署名
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5，インターンシップ編
株式会社◯◯
人事部 採用担当
△△様
お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部の 就活 一郎でございます。
このたび、◯◯日のインターンシップの間、ご指導頂きまして誠にありがとうございました。
右も左もわからず緊張していた私を、社員の皆様は大変温かく迎えていただき、時に厳しく指導して下さいましたこと、大変感謝しております。特に◯◯様から伺った「働く上での心構え」のお話は、私の胸に深く刻まれております。
実際に業務の一端を経験してみたことで、自分の中の想像と違った点を発見することもありましたが、社員の皆様から具体的なお話を伺えたことにより、業務に対する理解がより深まりました。
進路を選択する上で、大変有益な体験をさせていただけたと思っております。
インターンシップを終えた今、改めて貴社の一員として働かせて頂きたいという思いを強くいたしました。
業務多忙の中で、貴重な体験をさせて頂いたこと、重ねてお礼申し上げます。
末筆ながら貴社のご発展と皆様のご健勝をお祈り申し上げます。
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署名
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まとめ
説明会や面接後のお礼メールは、送ったとしても選考で有利になるとは限りませんが、正しい文面のメールを適切なタイミングで送れば、好印象を与えることができる可能性はあります。
今回ご紹介した、基本的なマナーや例文を応用して、好印象を与えられるお礼メールを送り、就活を少しでも有利に進めましょう。
