就活中はたくさんの企業に応募するため、応募したけど辞退したくなったり、他の企業の選考とかぶっていけなくなってしまったりすることがあります。
そんな時、あなたはマナーよく選考辞退できていますか？
いくら選考を辞退する会社とは言え、就職後、全く付き合いがないとは言えません。相手企業には失礼のないように辞退連絡したいものです。
そこで今回は選考を辞退するときの３つのポイントと、パターン別に選考辞退の方法をご紹介します。
辞退の際はもう一度よく考える
「選考を辞退したい！」と決断してこの記事を読んでいる人が多いと思いますが、選考辞退は一度してしまったら取り消しはできません。
もう一度よく考えて決断するようにしましょう。
後でもう一度説明しますが、選考を辞退する際、相手企業にその理由を説明する必要はありません。
しかし、一度は行きたいと思った企業の選考を辞退するということは、自分の人生に影響を与える決断でもあります。
辞退する理由をもう一度考え、明確にしてから決断するようにしましょう。
辞退するときのポイント
それでは、いざ選考を辞退する際はどんな点に注意したらいいのでしょうか？
今回は選考を辞退するときに悩むいくつかのポイントを絞り３つにまとめてみました。
以下の３つをおさえて、マナーよく選考を辞退できるようにしましょう。
①辞退を決めたらすぐ連絡する
選考を辞退することを決めたら、なるべく早く企業への連絡を行いましょう。
特に、面接を辞退する場合は要注意です。企業側は面接に合わせて時間を調整しているため、選考辞退の連絡が遅くなると面接の時間が無駄になってしまい、企業側に迷惑をかけてしまいます。
また、辞退の連絡が早ければ他の就活生に面接のチャンスを与えられるかもしれません。
選考を辞退する企業とはいえ、たくさんの人が関わっています。身勝手な行動はとらないで早めに連絡を入れるように心がけましょう。
②連絡手段はメールでも電話でもOK!ただし…
いざ選考を辞退するとき、「メールと電話どちらがいいんだろう？」と悩んだりしますよね。実際どちらの方がいいのでしょうか？
結論から言うと、連絡手段はメールでも電話でもどちらでも大丈夫です。
選考まで日にち的に余裕がある場合は、メールにしておくといいでしょう。メールは送信する前に見直しができるため、しっかりと意思を伝えることができます。
また、メールは相手側に時間を拘束させないため、企業側にとってもメリットがあるでしょう。
一方でメールは、その連絡が気づきづらいというデメリットもあります。
ですので、選考日の前日や当日に辞退を決断したら電話で連絡するようにしましょう。
電話で伝えることで一回で用件を済ませることができます。また、自分の声で直接伝えるため、礼儀の良さや誠実さなども伝わるでしょう。
そのため、内定や最終選考など応募者が特定されている場合も電話で連絡するといいでしょう。その段階までいくのに企業の多くの人が関わり時間を割いてくださっているためです。
選考を辞退すること自体悪いことではありませんが、口頭で伝えることで真剣さや熱意を伝え、最後までいい印象で終えられるようにしましょう。
③理由は言わなくてもよい
選考を辞退する際、辞退する理由を述べるかも悩むポイントですよね。
結論から言うと、辞退する理由は述べる必要はありません。
選考辞退にどのような理由があっても、企業からすれば選考を辞退されることに変わりはないからです。
企業側から直接たずねられない限りは、選考辞退の理由を述べないものと覚えておいて大丈夫です。
また、辞退の理由を「一身上の理由」としても問題ないでしょう。
それよりも、選考を辞退をしてしまうことについてのお詫びなど、基本的なマナーを守ることの方が大事です。
選考を辞退するパターン
それでは、具体的に選考を辞退するのはどんな時でしょうか？また、どのような方法で選考を辞退すればいいのでしょうか？
実は、選考の段階によって連絡の仕方が変わってくるんです。
今回は選考を辞退する可能性がある６つの状況ごとの辞退の方法を紹介します。
キャンセルメールのマナーやキャンセル電話のマナーも参考にしながら、自分の状況に合わせてメールや電話を工夫しましょう。
(キャンセルメールマナー、キャンセル電話マナーのURL)
①応募を辞退する
WEBなどで応募は完了したものの、履歴書や書類を提出する前に辞退したい場合もあるでしょう。
その際は、メールで辞退の連絡をしましょう。
メールの件名は、「エントリー辞退のご連絡【○○大学 氏名】」と書くとわかりやすいでしょう。
また、「先日、サイト名/貴社のホームページより（応募経緯を書く）応募いたしました【名前】と申します。」と名乗るとよりわかりやすくなります。
このように、応募の経緯を具体的に伝えると企業側もわかりやすくなるでしょう。
②書類選考を辞退する
書類選考を辞退する場合も、連絡はメールで大丈夫です。
メールの件名は「書類選考辞退のご連絡【○○大学氏名】」にするといいでしょう。
また、「先日メール(輸送)にて選考書類をお送りいたしました（先日、書類選考通過のご連絡をいただきました）【名前】と申します。」
と書くと伝わりやすいでしょう。
すでに結果が来ている場合は当然ですが、まだ選考が済んでいるのかわからない場合も、「選考においてお時間をいただいたにも関わらず、誠に申し訳ありません。」とお詫びの言葉を添えるようにしましょう。
③Webテストや試験を辞退する
企業によっては選考において試験を実施する場合もあります。
テストセンターやWEB上など、受験方法は企業によって異なりますが、試験を実施するにあたっては企業側にお金がかかっています。そのため、無断欠席は控えるようにしましょう。
試験辞退の連絡もメールで大丈夫です。
しかし、辞退の連絡が試験日当日や前日の夕方ごろになる場合は電話での連絡が好ましいでしょう。しかし、連絡先が分からない場合は、メールを送っておきましょう。
〈メールの場合〉
メールの件名は「筆記試験辞退のご連絡【○○大学 氏名】」にするといいでしょう。
また、「先日、筆記試験（SPIなどでも可）のご案内をいただきました【名前】と申します。」と名乗るといいでしょう。
〈電話の場合〉
電話の場合もメールと同様に、用件と名前を完結に述べ、お詫びの言葉を添えるといいでしょう。
担当者に代わったらこのように述べるようにしましょう。
「先日、筆記試験（SPIなどでも可）のご案内をいただきました【名前】と申します。○○日に行われます、試験を辞退させていただきたく連絡申し上げました。」
④面接を辞退する
面接を辞退する際も、前日や当日でなければメールでの連絡で大丈夫です。
ですが、面接の場合、面接官となる社員が時間を空けています。また、最終面接では取締役までがスケジュールをおさえている場合があります。
たくさんの人に迷惑をかけることになるので、辞退を決断したら早めに連絡するようにしましょう。
〈メールの場合〉
メールの件名は「◯次面接辞退のご連絡【○○大学 氏名】」
また、「◯月◯日に◯次面接のお時間をいただいております【名前】と申します。」
と名乗りましょう。日程や何次面接かが決まっている場合はその詳細を具体的に伝えましょう。
〈電話の場合〉
電話の場合もメールと同様に、用件と名前を完結に述べ、最後にお詫びの言葉を添えるといいでしょう。
担当者に代わったら、このように述べてみましょう。
「◯月◯日に◯次面接のお時間をいただいております【名前】と申します。面接を辞退したく連絡申し上げました。」
⑤内定を辞退する
では、内定を辞退する場合はどうすればいいのでしょうか？
ここまでの４つは、メールで連絡しても大丈夫でしたが、内定を辞退する場合はメールでなく電話で連絡するようにしましょう。なぜなら、一度内定が決まると、企業では入社の準備が始まり、辞退することになるとたくさんの人に迷惑をることになるからです。
また、電話だけだと心配な方は、電話に加えてメールや手紙を送ってもいいでしょう。
内定を辞退する場合は下記のような会話を切り出すといいでしょう。
〈内定辞退の電話会話例〉
「私、○○大学の○○と申します。先日は内定のご通知をいただき、心より感謝しております。せっかく内定をいただきながら、身勝手なお願いで誠に心ぐるしいのですが、本日は御社の内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。」
まとめ
今回は選考を辞退するときの３つのポイントと、６つのパターン別に選考辞退の方法を紹介しました。
選考を辞退することは心苦しいことかと思いますが、ポイントをおさえ、きちんと辞退連絡をできるようにしましょう。
